Proses dan prosedur pelelangan dapat dijelaskan dengan diagram sebagai be-rikut:
1. Prakwalifikasi,
2. Pengumuman pelelangan,
3. Penjelasan pekerjaan,
4. Pembukaan ten-der,
5. Proses evaluasi tender,
6. Penetapan dan pembukaan pemenang.
PRAKWALIFIKASI
Untuk mengidentifikasi kemampuan dan ruang lingkup pekerjaan, maka diperlukan prakwalifikasi badan2/organisasi seperti konsultan perencana, pengawas maupun pemborong.Yang dimaksud dengan kemampuan dapat dijabar-kan seperti:
1. modal kerja,
2. jumlah tenaga ahli,
3. jumlah peralatan,
4. pengalaman kerja dan fasilitas kerja.
Sedangkan ruang lingkup pekerjaan meliputi bidang-bidang keahlian pekerjaan yg dikuasai oleh badan badan tersebut.
PENGUMUMAN LELANG
Cara yang dipakai untuk mengumumkan pelela-ngan sebuah proyek biasanya memakai iklan di media massa yang ditujukan kepada publik seperti misalnya lewat surat kabar, majalah teknis profesi dsbnya.Bila proyeknya bersifat internasional, maka iklannya dibuat dalam bahasa inggris dan juga lewat bantuan kedutaan asing yang ada.
TENDER TERBUKA
Tender Terbuka adalah tender yang diumum-kan kepada publik, dimana pekerjaan proyek tersebut dapat dikerjakan oleh umum. Tentu-nya oleh badan-badan yang sudah lulus pra-kwalifikasi. Biasanya tender terbuka dilakukan oleh proyek-proyek pemerintah dan perusa-haan swasta yang besar.
Dalam undangan untuk tender terbuka yang di-iklankan, disebutkan antara lain apa hakekat pekerjaannya, siapa pemiliknya, dan siapa pemberi dananya (misalnya dana proyek yang dipinjam dari bank luar negeri). Para peminat dapat mengambil dokumen tender dari proyek yang akan dilelang dan setelah mempelajari-nya sampailah pada tahapan yang ketiga yaitu Rapat Penjelasan Pekerjaan.
TENDER TERTUTUP
Pemberitahuannya lewat surat undangan/ seca-ra lisan , lewat telepon dsbnya. Proyek kons-truksi dgn cara tender tertutup ini banyak di-lakukan oleh pihak swasta dan pemerintah yg membangun proy yg sifatnya rahasia
RAPAT PENJELASAN PEKERJAAN (AANWYZING)
Tender tertutup merupakan kebalikan dari ten-der terbuka, dimana pekerjaan yang akan di-lelangkan hanya dapat dikerjakan oleh bebera-pa badan yang sudah dikenal dan memiliki ke-khususan tersendiri (keahlian khusus yang be-lum dimiliki badan lain).
Pertemuan ini diadakan untuk tatap muka anta-ra para peminat pekerjaan/calon kontraktor dengan pihak pemilik. Dalam hal ini pemilik diwakili oleh konsultan perencana. Biasanya untuk proyek2 pemerintah rapat ini diseleng-garakan oleh panitia pelelangan. Pembicaraan berkisar kepada dua bidang yaitu bidang ad-ministratif dan bidang teknis proyek.
Bidang Administratif
Pada bidang administratif dijelaskan akan persyaratan persyaratan yang tercantum dalam dokumen tender seandainya terdapat hal hal yang masih meragukan misalnya tentang syarat2 pelelangan, bentuk surat penawaran, referensi bank, NPWP dan lain-lain.
Bidang Teknis
Pada bidang teknis proyek dijelaskan antara lain modifikasi baru atau ukuran ukuran gambar yang tidak cocok dengan yang tertulis dalam spesifikasi teknis pelaksanaan, gambar2 konstruksi yang sulit dimengerti/dibaca serta kesalahan2 tulis yang terjadi.
Hasil dari pertemuan ini dibuatkan Berita Acara Penjelasan (aanwijzing) dan ditanda tangani oleh dua wakil dari calon peserta pekerjaan, tergantung dari peraturan pelelangan setempat. Dokumen Berita Acara ini kemudian menjadi bagian yang mengikat sebagai dokumen tender tambahan (addendum).
Seandainya pada rapat penjelasan pekerjaan yg pertama ini dirasakan belum menyelesaikan semua masalah pelelangan dengan tuntas, maka dapat diadakan pertemuan yang kedua. Biasanya hal itu dapat terjadi setelah diadakan peninjauan ke lapangan oleh calon peserta. Peninjauan ke lapangan oleh calon kontraktor sebelum mereka membuat penawarannya amat penting artinya. Banyak hal2 yang tdk dpt dilihat dg jelas di lapangan.
PEMBUKAAN TENDER (BID-OPENING)
Pada hari yang telah ditentukan, semua calon peserta membawa penawarannya dan dimasukkan ke dalam kotak pelelangan yang telah disediakan dan dilakukan sebelum tender dibuka.
Pada jam yang telah ditentukan dimana pemasukan surat-surat penawaran dinyatakan ditutup, baru masing-masing amplop penawaran dibuka satu persatu dihadapan yang hadir.
Rekanan yang ikut dalam penawaran pekerjaan pemborongan ini diharuskan untuk memberikan jaminan tender (Tender/Bid-Bond) kepada pemilik.
Pada dasarnya jaminan ini merupakan pernyata-an bahwa mereka sungguh-sungguh dalam melakukan pekerjaan ini dan bilamana mereka mengun-durkan diri, maka jaminan tender tsb akan masuk ke kantong Pemilik. Besarnya jaminan berkisar 1 % - 3 % dr biaya total pek fisik proy.
PROSES EVALUASI TENDER
Pada proyek-proyek yang besar, kadang-kadang terdapat data penawaran yang meragukan dan umumnya calon kontraktor dimintai keterangan secara tertulis (clarification letters).
Jangka waktu evaluasi bisa memakan waktu be-berapa hari atau lebih. Sistem evaluasi bisa bermacam-macam caranya dan umumnya ca-ra yang banyak dipakai yaitu dg cara sistem bobot/sistem skoring.
Masing masing aspek dari calon kontraktor diberi nilai misalnya : metode kerjanya, peralatan yang dipakai, kwalifikasi personil yang akan di-pakai, bonafiditas perusahaan, harga pena-warannya, kelengkapan administrasinya dan lain-lain.
Calon kontraktor yang paling banyak mengumpulkan angka biasanya yang ditunjuk sebagai calon pemenang.
PENETAPAN DAN PENUNJUKAN PEMENANG
Untuk proyek-proyek pemerintah, berdasarkan hasil evaluasi diatas, maka Panitia pelelangan me-netapkan calon-calon pemenang yang diusul-kan kepada instansi yang berwenang, yang ke-mudian menetapkan pemenangnya.
Dari hasil keputusan pemenang tadi, panitia Pelelangan mengumumkan hasilnya. Bila tidak ada sanggahan atau penolakan atau apabila se-mua sanggahan telah dijawab maka tugas pa-nitia Pelelangan telah selesai.
Proyek Non Pemerintah
Calon peserta yang telah diputuskan untuk me-menangkan tender ini oleh panitia evaluasi ke-mudian diberitahu secara tertulis, dan sifat pemberitahuannya dapat terdiri dari dua hal yaitu:
- Dengan memakai SPK (Surat Perintah Kerja).
- Dengan memakai Surat Pemberitahuan (Let-ter of Award) yang isinya menjelaskan bahwa calon kontraktor telah menang.
Sumber :
